Il T.U.,  emanato con  il D.P.R. del 28/12/2000 n. 445, è l’ultimo intervento legislativo sulla semplificazione dell’attività amministrativa, finalizzato a rendere più semplici, rapidi e trasparenti i rapporti tra cittadini ed amministrazioni pubbliche. Nel Testo Unico, con  parecchie novità rispetto al passato, è contenuta tutta la disciplina  dell’autocertificazione.

 Cosa è l’autocertificazione

Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (Comuni, Regioni, Ministeri, Comunità montane,

Scuole, Camere di Commercio ecc.) e con i gestori o esercenti di pubblici servizi (es. Enel, Telecom, Uffici Postali, Italgas, FS ecc.), nonché con i privati che vi consentono (es. Banche, Assicurazioni ecc.), il D.P.R. 445/2000 prevede di sostituire i normali certificati richiesti con  dichiarazioni rese e sottoscritte dall’interessato. Queste dichiarazioni sostituiscono a tutti gli effetti di legge le normali certificazioni e gli atti notori.

Dichiarazioni sostitutive di certificazione

 Per semplificare la produzione dei certificati è  possibile presentare una dichiarazione personale dell’interessato, anche contestuale all’istanza, per comprovare:

-         data e luogo di nascita;  

-         residenza;

-         cittadinanza;

-         godimento dei diritti civili e politici;

-         lo stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

-         lo stato di famiglia;

-         l'esistenza in vita;

-         la nascita del figlio;

-         il decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;

-         iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;

-         appartenenza a ordini professionali;

-         titolo di studio, esami sostenuti;

-         qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

-         situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;

-         assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;

-         possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;

-         stato di disoccupazione;

-         qualità di pensionato e categoria di pensione;

-         qualità di studente;

-         qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

-         iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

-         tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;

-         di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;

-         di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

-         qualità di vivenza a carico;

-         tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;

-         di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

 Firma

La firma sulle dichiarazioni sostitutive di certificazione non è soggetta ad autentica,

Bollo

Tali dichiarazioni, non comportando l’autentica,  non sono soggette all’imposta di bollo.

 Si tratta di dichiarazioni personali per attestare stati, qualità personali e fatti  non ricompresi fra quelli sopra elencati, che siano a diretta conoscenza dell'interessato (es. regolarità della  costruzione sotto l'aspetto edilizio per l'erogazione di servizi pubblici, possesso dei requisiti per l'ottenimento della pensione, qualità di invalido, spese effettuate o danni subiti, mutui o prestiti contratti, qualità di erede, proprietario, affittuario ecc.) Il DPR 445/2000 inoltre  estende la possibilità di dichiarare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti, purché il dichiarante ne sia a diretta conoscenza ed abbia un personale interesse a rendere la dichiarazione
(es. dichiarazione del reddito di un familiare ecc.)

Firma

Si deve procedere all'autentica della firma solo se la dichiarazione deve essere presentata ad un privato o alla Pubblica Amministrazione ed ai gestori di pubblici servizi per la riscossione di benefici economici. La dichiarazione, se deve essere presentata ad una pubblica amministrazione o a un esercente un pubblico servizio, si dovrà rendere in uno dei seguenti modi:
- tramite apposizione della firma davanti al dipendente addetto
- tramite invio postale, anche via fax,  allegando fotocopia non autenticata di valido documento di identità del sottoscrittore.

Bollo

 Nel caso in cui non vi è autentica di sottoscrizione la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà non è soggetta all’imposta di bollo, nei casi invece in cui, invece, vi è l’autenticazione la dichiarazione è soggetta all’imposta di bollo ed ai diritti di segreteria, a meno che il relativo uso sia esente per legge (es. uso pensione, successione, elettorale, sanitario ecc.)

Casi di esclusione

 Sono escluse dalle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà:

·        le manifestazioni di volontà (impegni, accettazioni, rinunce, procure) e le deleghe configuranti una procura, in quanto non identificano “stati,  qualità personali e fatti”;

·        tutte le eccezioni  previste per legge (art.47 comma 3)

Validità delle dichiarazioni sostitutive

 Le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atti  di notorietà hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.

I certificati attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata (es.  certificati storici, certificato di morte, titolo di studio). Le restanti certificazioni hanno, invece, validità di sei mesi  salvo che disposizioni di legge o regolamentari non prevedano una  validità superiore.

I certificati anagrafici, le certificazioni,  gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle Pubbliche Amministrazioni  anche oltre i termini di validità nel caso in cui  l’interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato non hanno subito variazioni dalla data del rilascio, utilizzando una formula di questo tipo:

 “Il sottoscritto dichiara, sotto la propria responsabilità, che i dati contenuti nel presente documento, dalla data del rilascio ad oggi, non hanno subito alcuna variazione”.

Come si fa l’autocertificazione

1.    Utilizzando i moduli già pronti e reperibili  presso le Pubbliche Amministrazioni che rilasciano o richiedono i certificati . Tutte le singole amministrazioni sono tenute a predisporre i moduli necessari per la compilazione delle dichiarazioni sostitutive, in più, nei casi in cui sono ammesse, le stesse dichiarazioni devono essere inserite nei moduli per le istanze.  In detti moduli vi è il richiamo alle sanzioni penali previste per chi dichiara il falso e l’informativa sull’utilizzazione dei dati  (legge 675/96  sulla privacy).

2.    dichiarando quello che interessa su carta semplice.

  Si ricorda che tutte le dichiarazioni possono essere anche  contestuali all’istanza e se presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate per posta, per fax e per via telematica (in quest’ultimo caso sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o se il sottoscrittore è identificato mediante la carta d’identità elettronica).
 

E’ importante ricordarsi che per poter firmare le dichiarazioni previste dal T.U.  occorre essere maggiorenni. 

Per i minori le dichiarazioni vanno sottoscritte dall'esercente la potestà o dal tutore.

Per gli interdetti vanno sottoscritte dal tutore.

Si ribadisce, in ultimo, che la firma  delle dichiarazioni sostitutive di certificazione non va autenticata.

La firma nelle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà è autenticata solo nei casi in cui vadano presentate ai privati o alla Pubblica Amministrazione per la riscossione di benefici economici.

Impedimento alla sottoscrizione

Se l'impedimento è temporaneo e dovuto a motivi di salute la dichiarazione può essere resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado e vi dovrà contenere espressamente l’ indicazione dell'esistenza di un impedimento. Tale dichiarazione deve essere resa al pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante.

Se l'impedimento è dovuto ad altre cause (es. analfabetismo) la dichiarazione deve essere fatta dal diretto interessato al pubblico ufficiale il quale deve accertare l'identità del dichiarante ed attestare che la dichiarazione è stata a lui resa in presenza di un impedimento a sottoscrivere. Non è pertanto necessaria la presenza di testimoni.

 Le suddette disposizioni non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.

 

Documentazione mediante esibizione

I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza riportati su documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante semplice esibizione del documento stesso.
Il funzionario competente a ricevere la documentazione può e deve, su richiesta del cittadino, desumere i dati dal documento, di cui dovrà trattenere una copia fotostatica. Può essere utilizzato anche un documento scaduto se l'interessato in calce alla fotocopia dichiara che i dati non hanno subito variazioni  dalla data di rilascio del documento. Il documento scaduto non può però essere utilizzato ai fini del riconoscimento

Presentazione di copie di atti da presentare alla Pubblica Amministrazione invece degli originali

Il dipendente  competente può e deve, su richiesta del cittadino, attestare la conformità delle copie agli originali.
Per i documenti sotto riportati in luogo dell'autenticazione di copia  può essere presentata una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà sul fatto che la copia è conforme all'originale:
- atti e documenti conservati o rilasciati da una Pubblica Amministrazione
- copie di pubblicazioni
- copia di titoli di studio o di servizio
- documenti fiscali che devono obbligatoriamente essere conservati dai privati.
L’autenticazione di copia può sempre essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale, o al quale deve essere prodotto, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco.

 Legalizzazione di fotografie

Le fotografie previste per documenti personali (es. patente, passaporto ecc.)  sono legalizzate dalle amministrazioni competenti al rilascio, se presentate personalmente dall’interessato.

Su richiesta le fotografie possono essere, anche, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.

La legalizzazione non è soggetta al pagamento dell’imposta di bollo.

Dichiarazioni rese da cittadini stranieri

 Per i cittadini comunitari cioè facenti parte dell’U.E.  si applicano le stesse modalità previste per i  cittadini italiani.

I cittadini extracomunitari possono avvalersi dell' autocertificazione solo se regolarmente soggiornanti in Italia (cioè in possesso di permesso o carta di soggiorno) e per comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili da soggetti pubblici o privati italiani (es.: non possono autocertificare il matrimonio se è stato celebrato all'estero; potranno invece avvalersi dell'autocertificazione se il matrimonio è stato celebrato in Italia da autorità italiane, cioè se esiste in qualche comune italiano il relativo atto).

 

Controlli e sanzioni

 Tutte le  amministrazioni  procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni .

Si deve ricordare però che tutte le autocertificazioni possono essere oggetto di verifica ed il controllo sarà tanto più probabile quanto maggiore è l’entità del beneficio richiesto.

Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia. Anche l’esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.
Il dichiarante, inoltre, decade dai benefici eventualmente conseguiti con provvedimenti adottati sulla base di dichiarazioni non veritiere.
Anche l’impiegato che non accetta l’autocertificazione nei casi previsti dalla legge incorre nella violazione dei doveri d'ufficio.

ULTERIORI NOTIZIE UTILI

L'autocertificazione non è ammessa:

 -         nei rapporti tra privati, (salvo che questi vi consentano)  in quanto per loro l’autocertificazione non è un obbligo ma una facoltà;

-         nei rapporti con l’autorità  giudiziaria;

-         per certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi e di brevetti;

In questi casi dovrà essere presentata la documentazione prevista dalle apposite norme.

Funzionario competente a ricevere la documentazione:

 si intende il funzionario dell'amministrazione  cui spetta il rilascio del provvedimento richiesto o l'inoltro d'ufficio ad altra Amministrazione competente.
 

In caso di autentica di firma:

 la legge, al fine di agevolare al massimo il cittadino gli consente nei casi residui, ove è ancora richiesta l'autentica della firma, di rivolgersi anche ai Cancellieri, Notai ed ai funzionari incaricati dal Sindaco presso gli uffici anagrafici anche in luoghi diversi da quello di residenza.


Sono equipollenti alla carta d’identità:

  ai fini dell’applicazione delle norme in materia di documentazione amministrativa  in tutti i casi in cui viene richiesto un documento d’identità esso può essere sostituito da un documento equipollente. Risultano equipollenti alla carta d’identità: il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro, rilasciate da una amministrazione statale

 Dichiarazioni presentate ai privati

Qualora i privati (es. Banche e Assicurazioni) consentano l’utilizzo dell’autocertificazione si ricorda che il cittadino  deve dare il suo consenso per i relativi controlli con una formula, da inserire in fondo al documento,  del tipo:

  “Il presente documento può valere anche nei confronti dei privati che vi consentano, i quali sono da me autorizzati al controllo, ai sensi degli artt. 2 e 71 del D.P.R. 445/2000”.